竅門1- 釐清文件數位化失敗之癥結
文件數位化在業界已喊了多年，不過只有少數的企業能達到此一目標，我們歸納一下企業在文件數位化時失敗的原因，大概可以獲得下面三項主要的原因：

1.文件數位化後，只是將紙本作業原封不動的搬到系統上執行，並未達成E化的管理效益。同時文件傳遞與使用，亦無相對應的配合系統來解決繁瑣的流程。
2.文件數位化後，管理系統功能不完備，造成文件管理上的負荷。
3.文件數位化後，資訊的保全與控管，所需之技術難度會隨著資訊技術的進步逐步提高。

竅門2- 四個步驟落實文件數位化觀念
那到底該如何執行，才能讓文件數位化這理念確實落實於企業中呢？在這裡我們建議企業，依循下列四個步驟：
1.了解自己數位化的原因：
常有企業無法釐清自身文件數位化的主要需求及目標，造成導入數位化的過程中方向失焦，演變成投入成本失控或未投入企業最迫切之需求面。例如：到底企業是為了文件安全而做資訊化、還是為了集中管理而做資訊化、亦或是欲跨越地域而做資訊化等等。不同的需求及出發點，連帶會影響後續系統的評估與建置，同時花費成本、導入範圍也會有很大的不同。因此在文件數位化過程中，建議企業清楚的定義出目標與範圍，以確保產出結果符合需求。

2.非將紙本轉成電子檔，即可稱文件數位化：
在數位化的過程中，適當的Process Reengineering絕對是必要的。文件的管理跟一般的Business Process一樣，有相對應標準的程序。文件作業程序中的效能提昇及流程再造亦為文件轉置數位化上極重要的一環，因此企業文件數位化，第一步的作業，就是配合顧問，審視相關流程，以評估數位化後對其現有作業有何增益。

3.慎選適合的導入系統：
常有企業在評估導入系統時，看完系統後，即依功能、價格就決定了未來要使用的系統。但依此方式選擇系統，風險極高。建議選擇系統時，企業應提供現有流程，給系統廠商評估，請其提出專業的建議。例如：使用該廠商系統時，對於文件數位化過程中的文管流程再造上，該廠商對導入企業有何建議?

4.務實的落實與執行：
數位化政策若缺乏上層貫徹推展決心，往往數位化工作常會變成好像只是跟少數人(如文管人員)有關。或公司內的多數同仁卻還是維持舊有的紙本作業習慣，更有甚者排斥數位文件也屢見不鮮。也有公司因為不夠務實，下子訂定過高的工作目標，缺乏循序漸進的規劃進度，反而造成整個數位化工作難以落實執行的困難。

竅門3- 評選符合企業需求的解決方案
建議企業選擇文件數位化系統時，可依以下各點配合企業本身需求來做評選標準：
1.完整的文件管理機制：能兼具企業文件集中管理及部門文件差異化管理特色之需求。
2.夠彈性的流程核心引擎：可依文件分類來設定多樣化的不同的彈性流程。
3.完善的資訊安全：具備線上、離線文件檔案加密機制，並含資安主動通知功能。使用者有違反Policy之策略，系統主動通知管理者，讓資安從被動的防護提升至主動的告知。
4.提供客戶彈性化Metadata：數位化文管更貼近企業需要，不至受限於電腦系統，造成管理盲點。
5.優質的數位系統導入顧問服務：顧問的價值在於能提供豐富的實務經驗，可協助欲文件數位化的企業有效達成預期目標。
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