喬篷 電子報     NO.7 2005.7.5
 
從Webflow導入漫談企業IT建構 － 勁永國際CIO  鄧為光 副總 專訪 (中篇)
鄧為光 副總小檔案：
勁永國際股份有限公司 副總經理
負責部門 資訊處
台灣科技大學工業管理系 碩士
在評選適合企業的資訊產品或支援廠商上，您的原則、重點是什麼?

在選擇軟體的考量上，首先會考慮資訊系統於企業內部IT、IM、IS的適配性。如新的平台導入是否能與內部管理面的需求相輔相成。以此次Webflow的選購為例，PQI成功導入的Oracle ERP已內建部分流程管理的功能，其Flow是以生產作業程序別的概念為主。但公司內部尚有許多與生產無關的作業程序，如採購、研發流程等，尚未實施嚴謹的流程管理。本公司資訊部門亦評估過以ERP Flow來開發其他作業流程的可能性，因其受限於系統提供的流程機制較差，另外開發的人力成本亦高，最後還是決定導入一個新的Flow平台來協助管理。
    在評估過市面多家的Flow平台後，選擇喬篷科技的Webflow主要有以下幾個因素：
  • 以目前PQI規模、組織的情況來考量；Webflow此套軟體對現今公司內部管理面的需求，具有較佳的適配性
  • Webflow的tool經過評估，不需花費太多工程師的resource，這對目前公司業務量快速擴增，IT人力需充分運用的PQI，極具吸引力。

  • 由於喬篷科技投入流程管理系統已有相當時日並累積一定的知名度，業界知道喬篷的人很多，用過喬篷的公司亦不少。在評選時我亦私下詢問許多用過Webflow的其他企業人員，不管在產品還是服務上，一般對Webflow的評價都相當不錯。
  • 除了Flow平台的導入，PQI並預計將所有的企業文件皆導入電子化管理。研發文件計劃列為優先導入的階段，為避免智慧資產外洩，系統是否具備文件安全機制為評選要點。喬篷的EDMS企業文件管理系統(EDMS)在文件安全上提供相當完整的解決方案。除可設定保密權限，員工在文件保密的情況下，若不慎讓文件外流，亦無法開啟讀取。在文件的類型上面，EDMS提供多樣性的選擇，企業常用的Microsoft Office所產生的檔案都可以做妥善的安全管理。
　
人是習慣性的動物，因此在新的資訊系統導入過程中，難免碰到使用者會抗拒改變而反對新系
         統。在您過去的經驗是否有碰到資訊部門和使用單位之間，因為看法不同而遇到推行阻力?
         IT部門要如何克服僵局，將新系統順利推展到整個公司?

新的資訊平台導入，常導致組織變革，勢必會於企業內部產生反彈的聲浪。員工因襲於原先的習慣亦會產生抗拒的心理，PQI以往亦曾經歷過新系統導入的陣痛期。因此IT部門對內做好事前的溝通，以消除員工的疑慮，此點非常重要。應透過充分的教育訓練與互動溝通，讓員工瞭解新系統帶來的便利、效益在哪裡。另外強調IT的建置為公司進步的原動力，加強員工的接受意願。

做完溝通後亦只能降低反彈，並無法完全消弭員工疑慮。最後的成功與否，常是來自高層經營者的支持。而老闆是否能堅持e化的腳步，則有賴IT主管的溝通及有效調派資源解決問題。在系統初期架構的過程中，面對使用者各種千頭萬緒的需求，如何去區分其優先順序，並將IT資源投入於效益最大的程式上，此為最困難的地方。一般來說企業主最希望看的多為可協助其決策分析的解決方案，而基層User則多偏重使用上的便利性。面對兩種屬性不同的問題，一般系統工程師往往因為員工抱怨的次數較頻繁，而直覺上先解決最令他困擾的此類問題，而將企業主管理面的需求挪後處理。但其實老闆反應的問題才是最具急迫性的，而且攸關系統導入能否堅持貫徹下去。

當初PQI在導入ERP時，我便與我部門的工程師表示，基層的負面反應我會去扛，請工程師優先解決老闆的問題。因此所有的管理報表很快的在8、9個月內即全部上線。老闆的問題解決後，來自上面的壓力一方面減緩，另外亦獲得老闆對系統的肯定與支持。此時我再與工程師全力去解決基層反應的問題，並從使用介面更friendly的角度去改善，降低其使用的loading。

基層的問題也處理完畢後，我再進一步去思考如何將系統作業流程減化，將與客戶價值無關的流程剔除，以提高執行效率。也因此發現要充分做到此點，需導入一個機能完善的Flow平台才能解決。
─ 下期待續...
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