喬篷 電子報     NO.8 2005.7.7
 
從Webflow導入漫談企業IT建構 - 勁永國際CIO  鄧為光 副總 專訪 (下篇)
鄧為光 副總小檔案:
勁永國際股份有限公司 副總經理
負責部門 資訊處
台灣科技大學工業管理系 碩士
在導入Webflow和EDM文管系統上,您預計採取那些方案措施,以讓其發揮最大的功效?

此次計劃導入Webflow及EDMS,以企業高階的角度而言,主要目標為提昇企業競爭效能。導入初期先以HR、總務類的流程先行熱身,在使用習慣上做大規模的擴散,減少企業內部推展的阻力,釋放正面的推廣訊息。而接續的進階導入方案則會放在研發、採購這類流程上。

    目前預計有以下幾個實施重點:
  • 利用Webflow強化內部流程的效率
    原有紙本表單流程受限於表單印製繁瑣費工及人工簽核需來回往返廣闊之辦公室區域,效率差異很大。以請假流程為例,經過層層關卡人工往返簽核,一張請假單要跑一天才能簽核完畢。現今納入e化流程中,利用Webflow突破空間限制的線上簽核機制及良好的代理人設定制度,預計可大幅加快流程速度。
  • 因應快速變動的產業趨勢,有效縮短各類作業流程的lead-time
    在記憶模組產品線上,由於價格變化很大,劇烈時甚至一日數變。如何將東西買進來後,減少內部的流程,能很快的賣出去,為公司獲利的關鍵。報價管理和單價管理將會納入Webflow的流程中,希望能將現有的lead-time縮短20%以上,為企業創造更大的獲利契機。
    而之前曾提到因應公司多樣產品線的流程差異需求,在採購程序上,從採購下單、入庫、出貨、收款的整個Process,IT部門及稽核部門會去評估中間的變異及整個流程控管所產生的各類文件表單,將其逐步導入Webflow系統中。
    而目前已在ERP flow上的流程,不會將其直接轉至Webflow中,而是用相互搭配的方式來運作。因ERP flow會簽的功能較差,會將ERP需大量會簽的流程拋轉到Webflow,利用Webflow完整的會簽機制來完成工作流程,再拋轉回去。
  • 進一步補強管理性表單的機制
    以請假流程為例,對管理者而言,重要的並非請假單流程電子化後所能節省的簽核時間,而是能更清楚的掌握整個企業人力資源的調配,如線上部門缺席率的上限設定、年假扣休等資訊。台北總公司目前員工即高達4、5百人,若要以HR系統去匯總全部的請假單去產生這些管理資訊,會造成系統很大的loading。因此現在都以人工來計算,將來可以Webflow內的資料來彙整,再將其轉入HR系統作結合,快速產生人力資源管理的各類報表。
  • 運用Webflow做流程改造
    目前人工跑單往往因每個人對流程標準的認知不同,造成流程變異性極大,事後往往難以處理追蹤及統計分析。我們以縮減lead time減少變異為目標,利用Webflow能將流程的過程紀錄下來,可從紀錄中看出那段簽核效率較差,並加以改善。預計依PQI各類流程的特性,分別採取以下兩種不同的流程改造的做法,來達成企業流程改造的目標。
    (1)先不預設整段流程需花費的時間,而是先將流程訂出來,運作兩至三週。再檢核流程的紀錄點及時間分佈的狀況,作統計分析,以逐一分解所有的process,將與客戶價值無關的流程省略掉。
    (2)由從上到下、達成績效的角度來思考;先設定整個流程預期的需求時間,在尚未導入Webflow時,便規劃每一段process需在多少時間內結束。每一段的alert點設定亦會不一樣。
    。當某個節點造成延遲,Webflow系統即會依設定發出alert,以協助流程能於預期時效內完成。
  • 架構PLM及KM的雛形
    先以Webflow及EDMS從ISO 9001的研發流程切入,串連原有的研發資料庫,來塑造PLM的雛形。PQI會自行開發程式,來讓文件的流程和文件的資料庫做有效的串連。讓工程師能很輕鬆的去查詢所需的library和控管library。
    另外公司的所有文件資料預期皆要放入EDMS。利用EDMS提供的多類別文件管理機制,可作為日後公司KM建置的基礎。
 
您預期Workflow和EDMS的導入將為企業帶來那些效益? 並有那些進一步的延續性IT規劃藍圖?

以關係公司命脈、業務核心的研發流程來說,預計可顯現的效益可從兩方面來看:

(1).時間上的效益(2).開會成本。
如產品製程改良的作業流程,以人工作業運作,流程中常以開會討論的方式來處理。若整個process,總共有10段程序,原先每個程序完成需兩個小時,整個流程跑完即要花費達20小時。電子化後能節省每個程序來回走動溝通及部分開會所耗費的時間,能於開發進程上產生的顯明的效能改善。此外原本因開會所衍生的時間、人力成本亦可大幅降低。

文管方面,預計半年後公司所有的文件及相關簽呈、合約皆會放入喬篷EDMS來管理,為PQI下一階段發展KM做準備。因KM建置的第一步即為所有資料的分類,到時可輕鬆將已於EDMS內分類好的文件表單資料移轉出來,作為KM的基礎方案。

而流程簽核M化亦為流程e化後進一步預計施行的方案,將利用Table PC、PDA的便利可攜性,整合Webflow流程,來實現流程簽核突破時空限制的理想藍圖。

 
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