 |
|
|
為引領國際e化潮流，政府大力推展各級機關電子化來加速提升台灣競爭力，並以此帶動民間之資訊科技動力。環保局因應e化政府之藍圖，先前即已陸續推動局內各項資訊作業計畫。並亟思如何將e化基礎穩固，讓局內每位同仁皆能在繁庶之作業中，熟悉電子化之行政程序及感受到電子化之便利迅速之成效。而將於今年四月一日正式上線之『差勤電子表單系統』即為極具代表性之成功導入計畫。
『綠色生活全民環保，環境友善永續發展』為本局之宗旨，而運用「科技整合」來推展環保服務亦為局內工作重點之一。此次建立差勤電子表單系統即以本局宗旨與工作重點來發想，除了以科技來提昇局內同仁工作之效率外並期待能發揮環保之功能來大幅減少紙張、印刷、影印之地球資源耗損。
以往差勤紙本表單因發生頻繁且審核程序繁瑣，且後續衍生之統計、費用計算等工作皆須人工核算檢查。再加上最新個人差勤資訊無法即時讓工作同仁查詢及歷史資料紙本保存耗佔空間等等問題，大幅增加局內同仁工作負擔。針對以上問題，本局長官經過與局內同仁之討論後歸納出之實際需求，決定委由從數家軟體業者評選後脫穎而出之喬篷科技股份有限公司，來輔導建置本局之差勤電子表單系統。
此次協助環保局將差勤作業電子化之喬篷科技於電子表單系統發展上著墨甚深，已歷時六年之久。亦為國內第一家研發出Web-based電子表單系統之資訊廠商。不但在一般企業已有數百家上線客戶之導入經驗，於政府機關亦有多類公文系統之豐富建置經驗。其『WebFlow辦公室自動化流程系統』更曾以於2002年憑藉著創新之優越架構及直覺化之便利操作介面，贏得經濟部工業局指導之『台灣創新軟體產品獎』。喬篷運用WebFlow此獲獎之優良產品，依政府機關之需求，發展出率先通過行政院研考會『機關表單簽核流程自動化』系統驗證項目之『喬篷差勤電子表單系統』，此系統並與人事行政局之PEMIS
2k做充分整合，能協助政府機關迅速達成差勤作業電子化之上線目標。
以下即就各面向將此次導入之系統作一大綱介紹：
一、以往局內使用之PEMIS
2K，由於採Client Server
之架構，局內同仁無法利用Intranet或Internet之方式執行差勤作業。而新系統做了以下的調整與
設計，將原有之PEMIS 2K系統之資料庫提升為SQL Server資料庫，並將PEMIS
2K之軟體提升為『網路版』：人事管理人員可透過PEMIS
2K軟體經由網路連結伺服器資料庫，進行各項作業處理。一般使用者透過內網（IE
5.5瀏覽器）連結伺服器，進行電子表單使用與報表查詢等相關作業。『檢驗課』人員，經由網際網路穿越『防火牆』進行電子表單使用與報表查詢等相關作業。以上各項作業皆透過Web-Base之電子差勤系統成功整合PEMIS
2K，讓各種權責之使用人員都能更迅速便利地進行作業。
二、『差勤電子表單系統』開發案之作業可分為六大範圍：
A.差假申請作業B.報表查詢作業C.費用請領作業D.批示處理作業F.系統維護作業E.流程規劃作業
前三大項之子作業，局內同仁皆可依已由系統管理人員設定好之權限，利用個人電腦之IE瀏覽器直接作申請、查詢、列印明細及請領清冊之作業。系統除了可將在申請填入並經核准之最新資訊自動匯入PEMIS
2K之資料庫整合，維持資料時效之正確性，亦可將存於PEMIS
2K之各類資料直接帶入顯示於表單對應欄位，減少填寫及計算之時間。如填寫請假申請單時，系統會就申請者身分自動判斷並於請假單上顯示此申請人各類假別之已休及尚可休假天數。同樣的同仁及部門主管可利用查詢作業了解個人與單位之勤惰狀況，加強自我及部門績效管理。在請領各項費用時，亦可利用此套系統強大之統計匯總功能，將同時段及同單位之人員之費用作統一請領，方便會計出納人員之作業。
批示處理作業可提供使用者簽核相關表單、查詢表單流程現況、設定代理人機制，並結合E-mail催促處理，達成作業追蹤稽催滴水不漏之控管。減少以往紙本文件簽核作業積件、遺失等難以掌握之弊端。
系統維護作業、流程規劃作業則設有人員、組織、群組資料維護、權限設定管控、表單流程變更等等之管理功能，讓系統維護人員有效彈性配合本局現況維持系統最佳運作。
三、在權限控管上，『差勤電子表單系統』採兩層式設計，讓系統管理者能依職權便利設定每位同仁申請、簽核、查詢、列印之權限。第一層將使用者設定為不同的群組，再依照群組設定各項作業可顯示與操作的子系統，如此完成第一層的權限控管。第二層根據使用者所屬的部門角色或是群組，判定某子系統可執行的權限範圍。例如：系統管理者可查詢全局人人的資料，單位主管能查詢同部門人員的資料與部門之統計資訊報表，一般人員則只能查詢到個人之相關資料。
本次導入計畫從評選、規劃、測試到即將於四月一日正式上線，本局每位同仁更展現了追求卓越行政效能之毅力與決心，除主動提出許多具創意之優良建議外，並發揮公務人員高度之學習精神，盡全力配合學習適應相關由紙本轉移電子化之各項作業。
在這段系統測試之時間中，我們已顯明發現以下績效改善之現象已逐一浮現：
1.隨著電子表單作業之簡易、簽核時程之縮短，許多同仁能利用以往花費在紙本作業雜務之時間來進一步淬思執行更具生產力及競爭力之工作。
2.個人及部門之勤惰狀況資訊能有效掌握，讓同仁能隨時有效自我管理，主管則能依狀況調整部門工作之調派。
3.人事部門及資訊部門生產力大幅提昇，能在短時間內因應組織之需求，滿足本局不斷追求更高效率提昇之目標。
4.紙張使用大量減少，有效提昇綠色環保，並能將以往保存紙本歷史資料之空間做更有效之利用。
本局在未來仍將秉持追求綠色環保與科技效能之雙贏為目標，期待能不孚電子化化政府之期待，在數位經濟新時代不斷創新，提供每位民眾高品質之專業服務。
|
相關檔案 差勤系統宣傳稿1.doc
| |
 | |
最後修改日期:2004/4/1 上午 10:58:00
|
