全域電子簡介

成立的背景
全域電子以自有品牌PHONIC崛起於專業音響市場，數十年致力於專業音響技術研發，產品擁有品質穩定及功能超值的優質特點。行銷點亦遍佈五大洲，擁有一百多家代理商銷售網及一萬兩千多個銷售點，使全域電子在專業音響(Pro Audio)市場領域享譽全球，現今獨占鰲頭為台灣最大的外銷專業音響廠商。

產業別
消費性電子

導入據點
總管理處：台灣
分公司：美國
工廠：深圳1廠、深圳2廠、寧波廠

解決方案介紹
運用Webflow工作流程引擎建置下列應用流程系統：

• 報告流程系統。
• 內部管理流程系統。
• ERP整合流程系統( ECN流程、模具管理流程、採購核價流程、業務訂單流程)。

主要效益

• 消彌跨國區域障礙，串流統合世界各地營運據點工作流程。
• 快速匯總整體組織工作實績與預期目標，進行績效評量及決策評估，有效籌畫全球營運策略。
• 加快行政流程，及時追蹤快遞流程及對庶務整批採購確實掌控，妥善調配公司內部資源。
• 彈性控管產品設計版本，促使產品設計快速精確反應市場潮流。
• 即時更新線上作業最新資訊，一以貫之串連全球營運據點的訂單、採購、生產流程。
• 整合上下游協力夥伴協同運作，形成完整的生產供應鏈。

國際化企業的流程瓶頸

全域電子跨入專業音響領域迄今已近30個年頭，近年來隨著業務量、企業組織的大幅擴展，原有以書面簽核表單的作業流程，面臨了急待解決的瓶頸問題。

首先隨著業務需求而倍數遽增的紙本表單，由於數量繁多，不但收納極佔空間且紙本簽核的流程走向無法監控，經常會有員工不慎將文件遺失，造成簽核流程拖延中斷的困擾。而員工及管理階層每日皆需面對各類人工簽核所衍生的書面簽寫、文件傳遞、等候簽單的繁瑣事務，消耗了原本可用於蘊積知識、創新研發的寶貴時間，無形中已影響了企業整體的運作績效與創新佈局的腳步。

由於全域電子為以外銷為主的公司，生產行銷據點已擴展至全球各地。管理階層處理跨國據點的公務決策時，只能依賴E_mail往返溝通，但因缺乏有效彈性的流程追蹤、警示機制而不免使執行效率受到牽制。而影響公司運作最鉅的流程瓶頸問題，則為董事長、總經理每年需帶領公司人員多次前往大陸、美國、德國等各個音響專業展參展，在未導入WebFlow工作流程引擎前，董事長、總經理出國期間，需待其書面批核的文件皆須回國才能核決，造成企業決策效能不彰。為解決種種跨國企業流程運作的燃眉之急，資訊部門的廖經理開始評估電子流程軟體實際運作上的可行性，以解決上述紙本簽核制度造成的問題。並優先考量Web化的產品，以便使企業跨國各點能統合協同運作並讓高階主管在國外可隨時利用Internet登入流程系統做簽單動作，紓解流程瓶頸，讓公司整體運作效益最佳化。

人性化流程系統的最佳選擇

由於全域電子的IT架構以windows系統為主，因此在選擇流程管理軟體時，前提以技術支援層面可吻合微軟架構的系統為優先考量。廖經理並請微軟推薦數家流程系統以做選擇，喬篷科技即為微軟推薦的其中一家流程軟體廠商。而喬篷的WebFlow工作流程引擎是憑藉著那些特點而勝出的呢？廖經理表示喬篷在表單設計與流程規劃的介面上突出的顯現了friendly的優勢，喬篷業務人員在WebFlow 的實機操作介紹過程中，在短短的一分鐘即快速規劃設計出具實用性的表單及流程，讓全域電子評估人員印象十分深刻。WebFlow對於一般員工所提供的操作介面使用起來也較他廠系統順手，並且能與公司既有的windows及exchange outlook快速整合。

因全域電子資訊部門原有工作量則極為繁重，在人力資源有限的狀況下，在評估的眾多流程系統中，WebFlow無疑是能最迅速達成預期導入目標，即不須寫大量程式便能快速建置應用表單的工作流程平台，系統亦具一定水準的穩定性、延展性及整合度。而喬篷科技也提供客戶完整的教育訓練課程及後續維護服務。總體而言，WebFlow充份適用於全域電子既有的資訊化架構，並能以經濟的導入成本快速將現有書面表單轉化建構為企業e化流程系統。

資訊與管理雙人共舞的導入巧門

為獲得管理階層的堅定支持，以讓系統推動貫徹始終，針對高階主管除強調WebFlow使用上的便利性，資訊部門亦加強對其宣導流程e化的管理效益。雖獲得企業高層的充分支持，但要在公司內部徹底實施流程電子化仍不免面臨某些推行障礙，其中最為窒礙難行的則為改變員工既有的工作習慣。如何使員工自行體會WebFlow的便利與效率，以平和的推廣方式達成工作習慣的自然轉變，避免因工作習慣的變革而產生抗拒的心理，是系統是否可快速導入成功的一項關鍵因素。恰巧在WebFlow剛購入時，公司還未設置刷卡門禁系統，員工出勤是以上下班手寫簽到簿的方式來管理。管理部門平時需花費許多時間來核對及統計每位員工每日的簽入簽出紀錄。經資訊部廖經理和管理部經理共同討論後，決定將WebFlow與員工平日上下班簽到的動作相結合，讓員工在潛移默化下，逐漸習慣電子簽核的工作形式。亦能一舉兩得的將員工簽到簽退的大批資料利用WebFlow保存及整批匯出核對，減少管理部門原本雜沓的出缺勤管理負擔。

在初步導入期間，公司即規定員工在上下班時需登入WebFlow中的簽到單並發送流程予管理部簽到才算到班。而隨著日復一日的使用電子簽到單，慢慢的員工對電子表單的適應力越來越好、也越來越熟悉操作介面，對工作流程e化的接受度也在潛移默化中逐日提昇。有了簽到單的成功上線經驗後，其他的人事類表單，如請假單等，在廖經理的規劃下，不到兩個月內即將總公司各類的人事表單陸續順利導入，完成全域電子第一階段的流程e化里程碑。

e化流程應用領域及產生效益

全域電子目前已利用WebFlow工作流程引擎導入200多張表單，應用領域涵跨人事、管理、製造、業務數個領域，導入單位除總公司外，並遍佈大陸、美國等各個分支據點。令人驚艷的是，在這兩百多張表單中，除了初期導入階段的請假單及與ERP整合的表單是委由喬篷客服人員協助製作完成，其餘表單流程皆為廖經理全權開發製作。因此特別請廖經理就豐富的流程規劃經驗分享寶貴的實務心得。

廖經理表示總公司、分公司、工廠端皆會不定期分別提出相當多的流程需求，資訊部在程序上，會先與需求單位討論、評估線上作業的可行性及預期效益。在此一階段有時會發現某些作業以企業現況來說電子化並不是最佳之選擇，資訊部會建議提案部門先保留目前作業模式，電子化則待日後再加以評估。此階段的討論可避免輕率施行流程e化產生的作業問題及推行困擾。而適合電子化的流程需求提案，則由資訊部整合流程所及的部門人員進一步討論，如e化上要調整目前那些線上作業及未來電子簽核流程的可能最佳途徑，再由廖經理統籌製作電子表單、設定流程及安排測試上線等事宜。經由一連串縝密的規劃、測試步驟，可將流程e化的失敗風險降至最低。

應用流程簡介

廖經理進一步說明，在設計電子化流程時，會將人工作業時的冗長簽核關卡加以篩選精鍊，將e化流程的效率提昇至最佳水準。且喬篷的表單設計功能相當人性化，一般的表單用FrontPage及簡單的一些網頁編輯來編寫，再利用WebFlow表單設計精靈強化欄位設定值，即可在短時間內製作出相當美觀實用的表單。WebFlow本身提供了多樣化的表單流程開發工具，讓全域電子資訊部門能有效因應企業需求自行快速規劃出各類流程應用情境。

以下為全域電子部份應用流程簡介：

• 報告系統
  報告系統於現有全域電子的WebFlow表單範疇中佔有極大的比重，在表單的應用上包含本週工作事項報告表、下週預計工作事項報告表、本月工作事項表、下個月預計工作事項表等。總管理處運用報告系統能全面瞭解各營運據點的每週、每月進行中與預計工作事項及追蹤檢核工作進度。報告表單設計採清晰分明的條列式型態讓經營階層能迅速掌握工作書面報告的要點，比較重要的事項則以夾帶表單附件的方式呈報詳細工作內容。
  
  全域電子以WebFlow工作流程引擎開發出的報告系統，除各單位能運用每週、每月循環評核實際執行工作與預期目標的達成進度外，並能依各據點提報的資訊加以串連組織整體工作實績與預期執行目標，便於總管理處能快速運用WebFlow報告系統的匯總資訊做公司總體績效評量及決策評估，克服時空的障礙統合全球各地營運據點的工作目標，以有效籌畫全球營運策略。
  
  圖1：週工作計畫報告
  

 

 

 

 

 

 

 

• 內部管理系統
  內部管理系統主要包含一般庶務工作所衍生的各類表單，如快遞申請單、各據點間的快遞表單、文具申請單等。在以往流程尚未電子化時，上述表單因使用量龐大，相關申請單據的批核保存對管理部、總務部而言是非常繁重的作業負擔。運用WebFlow管理後，除行政流程效率加快許多，管理、總務部門能及時追蹤快遞流程或針對公司需求用品做整批採購並有效掌控數量，可妥善調配公司內部資源。
  
  圖2：國際快遞出口申請單
  

• ERP整合
  有了WebFlow流程系統導入的成功經驗，為進一步於生產製造及業務面深化資訊管理的層面，全域電子於2005年5月導入TIPTOP ERP系統。為賦予ERP靈活的流程功能，因此藉由WebFlow整合ERP的方式來進行。利用WebFlow於異質資料庫強大的整合功能，將生產製造及業務範圍的各類表單透過WebFlow來跑完簽核流程，再把相關表單資訊update到ERP的Oracle資料庫中。
  
  目前已整合的範圍計有(1)工廠使用的ECN工程變更管理、模具申請流程 (2)採購核價方面的採購物料核價單、採購單、採購變更單、委外採購單 (3)業務面的業務訂單、訂單變更單。
  
  憑藉著WebFlow與ERP順暢整合的加乘效果，在企業營運上初步顯現了以下幾個效益面：(1)生產線能獲得最新產品設計的即時訊息，可確保產品製造、出貨的流程無誤。(2)採購流程較以往可做更精確的時程掌握與成本的精控。(3)利用訂單與ERP的整合可預先對庫存做預出貨數量保留，防止缺貨狀況產生。訂單變更流程可將訂單變更程序做更嚴謹的稽核並通知各相關部門最新處理狀況。(4)將全球各營運據點的訂單、採購、生產流程有效串連，各項作業採線上即時更新，以使訂單、銷售、庫存系統維持連貫的正確資訊。(5)利用流程自動拋轉資訊或帶出表單欄位資料，可省去輸入時間，並可避免人工輸入的可能錯誤。(6)整合上下游協力夥伴協同運作，形成完整的生產供應鏈。(7)藉由流程運作隨時更新的資料庫，能產生各類明細報表，有效掌控企業運作最新狀況。
  
  圖3：採購物料核價單
  
  
  圖4：委外採購單
  
  
  圖5：訂單變更單
  
  
  目前全域電子在美國、上海、深圳、寧波各地營運據點，皆已廣泛運用WebFlow運作工作流程。系統則由台灣總公司統籌管理及建置延伸的應用系統，針對美國分公司則另開發英文表單以方便其使用。因系統主機放在台灣總公司，其他各地皆連回台灣使用，使用流量相當的頻繁，有賴於WebFlow具一定的穩定度，系統運作相當順暢。除了WebFlow帶來流程加快及協同運作的效益外，對一般員工而言最顯明的感受則為表單申請、簽核、追蹤成為非常輕鬆的工作事宜，無論在世界各地只要隨時連上WebFlow即能快速處理表單或追蹤工作流程進度，並且大幅節省公司紙張的用量，亦不需保存大量的紙本文件。
  
  廖經理表示從WebFlow最初導入的版本到目前升級至WebFlow7.0，每次升級後皆發現WebFlow新版本應用工具的功能一直不斷在加強。在發生使用問題時，喬篷的客服人員亦積極的協助處理。對於使用者而言，喬篷科技充分的售後支援，為客戶建立了堅實的使用保障，能安心的進一步規劃未來的企業流程應用藍圖。

從市場宏觀面來看企業IT創新

從全域電子草創至今公司30多年，e化則為廖經理進入服務的近五年才蓽路藍縷加以積極推展。廖經理回憶初始剛進入全域電子時，公司只有一台Linux的mail server。目前企業內部資訊化已迎頭趕上擴張迅速的業務，除了ERP系統在Linux平台運作，其餘使用的應用系統多以Windows平台為主。

全域電子以自有品牌專業音響行銷全世界98個國家，遍及五大洲，主要競爭對手都是歐美第一線音響大廠。面對國際音響市場的激烈競爭，廖經理表示雖然全域電子目前為國內第一大專業音響設備製造廠且已於全球建立一萬兩千多個銷售點，但企業創新的腳步必須更積極敏捷，而開創完備的企業IT架構不但能有效協同公司營運策略以實現經營願景，並能確保企業在現今高競速的市場環境中具備彈性競爭優勢。例如全域電子現今於專業音響領域已建立成功基礎，但為開拓更大的市場利基，正在有計畫的朝消費性市場開拓產品領域，並在功能面上迎合一般消費者的需求潮流。由於市場需求的日新月異，因此在流程管理上納入了產品版本設計變更流程，運用WebFlow來確保生產面與市場面間具同步密切的協調運作。

近期除將WebFlow和ERP做更深入整合，使企業整體作業效率進一步提昇。並已積極導入線上採購交易的B2B系統及規劃CRM，而其系統後端亦會和WebFlow作密切整合。藉由全方位的 e 化，消彌區域的侷限，將企業的市場觸角推廣至更深遠，延伸至分佈更廣的顧客層，以饗全世界更多的客戶能享受到全域電子高品質的精良產品與快捷服務。