公司簡介

成立的背景
陽明海運股份有限公司成立於民國61年12月28日。其經營理念為團隊合作、追求卓越。船隊包括貨櫃船、散裝船、巨型油輪及礦砂船等。陽明海運自成立以來，全球員工秉持『 團隊合作、追求卓越 』的經營理念，不斷創新求變、齊心協力、克服困難，不僅以『準、快、穩、省』四大準則提供優良服務，成為全球名列前茅的海運公司，平均船齡更為全球最年輕的公司之一。 目前，陽明海運努力的方向，除民國八十五年八月已獲得國家品質優良案例獎以及通過 ISO 9002∕ISM CODE 國際品質認證合格來加強服務顧客，並積極提高營運績效，包括與日本K-Line聯營，推行『超越 2001年行銷大進擊』專案。今後，在長遠的努力上，陽明海運將繼續秉持著現代化、制度化、效率化的管理，提供客戶『準、快、穩、省』的一貫完善服務。

主要的產品項目
目前陽明海運51艘貨輪，承運量約達214載重噸，貨櫃船隊總運能近十三萬TEU。全部船隊包括貨運櫃船、散裝船、巨型油輪及礦砂船等。陽明海運全球服務網包括：全貨櫃船定期航線、波斯灣油輪航線及全球散裝貨運航線等。

評估過程與評選因素

陽明海運一直致力於內部E化的導入，早在民國74~75年就以內部公文系統進行公文的歸檔及管理。在未導入電子表單之前，公司本身己自行開發過一些表單，但是為了因應日益多變的資訊環境，自行開發之表單系統己經不敷使用。
陽明海運也積極的向外尋求適合的技術，以讓公司能夠使用更新穎的系統以提昇內部工作效率。而提昇的方式，首要工作則為使企業的工作流程能夠更順暢。因此，在當時採取的第一步驟是先導入workflow方面的產品。在當時的市場上，已許多workflow方面的產品，產品評選的考量點，有以下幾個因素：

• 必須符合公司未來行動化及網路化的發展。
• 摒除Client-Server的架構，以便能完整建置Web化的環境。
• 使用者介面 (UI) 畫面漂亮兼具操作完整性。
• 流程規劃、流程控制及表單製作都非常容易。
• 能夠將前端的AP環境轉成三層式架構。

綜合以上的因素，評選人員認為喬篷的WebFlow不僅是第一家較完整的workflow，且每個使用者前端皆以Web_Based為基礎架構，相當符合公司未來的e化規劃。

導入的狀況

陽明海運在導入整個內部e化的過程中，希望實現內部稱之為辦公室Knowledge Space Protal知識空間（宇宙）的管理，也就是將公司的知識予以收集彙整，並將收集好的資訊有效流通與發佈。而導入WebFlow為實現Knowledge Space Protal的第一步，也是邁向更高層級境界的Knowledge Management的重要里程碑。以下針對陽明海運WebFlow的導入三階段來說明：

第一階段，導入WebFlow系統，將公司資源集中管理及有效提昇效率。
首先導入WebFlow的流程為會議室管理申請單、電腦程式申請單及硬體申請單等資源方面的管理，以便讓公司的整體資源能夠完整的控管。第二，促使公司的文件走向電子化，如將請假單、開會通知單及差旅報銷單...等表單建置成電子表單的型式，並以電子簽核的方式，以便大幅提昇整體的工作效率，做為整個企業e化的前哨站。

第二階段，建置電子佈告欄，以建構企業內部入口網站（Portal）。
公司有新的訊息，可以透過WebFlow將新的訊息上載至電子公佈欄，員工也能夠從電子佈告欄得知公司的內部相關訊息，以作為公司與員工溝通的橋樑，以讓員工隨時掌握最新訊息。

第三階段，產生經營資訊，建構完整的知識管理機制。
利用WebFlow後端的資料庫，製作各種統計資訊、公司經營資訊及財務分析報表，並以數字、圖片及統計圖表透過Protal將這份資訊傳送至前台的使用者。 透個這三個階段，將可讓公司內部的流程管理、經營資訊及辦公室資源、郵件管理串連建立。日後會透過WebFlow與KM互相結合，將整個新聞中心及搜尋引擎規劃完成，以完整建構整個知識庫的管理。

導入的實例介紹_請假單

陽明海運目前已導入數十張表單，針對請假單、出差申請單及開會通知單來做進一步的說明。

請假單
對大公司而言，請假的流程相當繁瑣。在還沒有電子化以前，請假的方式是以手填表格的方式來申請，申請完畢後，又必須以人工的方式一關一關的簽核，對申請者及簽核者是件很麻煩的事，常常會造成以下的問題：

• 表單常會不知道送到那個關卡，甚而將表單不慎遺失。
• 資料傳輸經由人工遞送各個部門，訊息的回覆往往傳遞太慢。
• 往往造成到了請假的日期，員工還不知道其請假是否核准。
• 員工常常會不知道還有多少假可申請，或者被誤扣薪水也無法知曉。
• 人事部門需要將請假單的資料輸入電腦，由於請假資料的量龐大，造成人事工作量的沉重負擔。

使用喬篷的WebFlow請假表單後，對整個陽明海運的效益說明如下

• 以電子表單來傳送，清楚知道整個傳送的過程，縮短整個工作流程。
• 人事部門不用輸入表單資料，減輕工作上的負荷 。
• 表單一處理完畢，就會經由E-mail收到處理完畢通知，不需要被動式的等待通知，資訊傳遞方便又快速。
• 可依個人、部門及組織別來分析及統計請假資訊。
• 每個員工可以清楚知道還有多少假，並會自動提醒再次申請可能會扣多少薪資的訊息以提供申請者參考。

實例介紹_員工差旅申請單

員工差旅申請單
員工差旅管理，其表單的複雜度比請假單還高，不管員工是屬於國內或者國外的出差，差旅的申請必須要分成三階段。

• 第一階段，員工外出前必須填差旅申請單
  員工出差之申請，不管到那個國家、費用轉換當地匯率為多少，只要員工填寫差旅申請單，點選出差的國家，電腦自動會依照各地的匯率自動算出所需差旅費用。將會計上的各項付款的金額與喬篷的WebFlow的表單相互結合。
  

• 第二階段，員工出差後必須填寫差旅費報銷單
  在出差申請時，整個流程也有預借現金的機制，若申請者差旅費金額大於某個金額時，在流程的關卡中，會先去跑預借現金的流程，在申請完成差旅申請單的同時，會計部門也會提供出差員工預借現金的費用。待回國後，依當時申請多少費用及出國實際耗費的費用，填寫差旅報告單，並檢附單據，以利會計做沖帳之依據。

• 第三階段，填寫出國報告書
  出差回國的員工，必須填寫出國洽公計畫表，以對這次行程做個完整的記錄，包括出國做了那些工作、拜訪那些客戶及解決了那些問題。最後，這份出國報告書與員工差旅申請單，經由WebFlow進入資料庫歸檔，以供日後員工參考使用或作為教育訓練工具。

實例介紹_開會通知單

開會通知單
以往的開會通單是在Exchange上面的Meeting Room來發送開會通知。現在透過WebFlow與Exchange結合，從開會之邀請、預定會議室、檢查每個人的行事曆是否有互相衝突，並同時預約會議室及開會人的時間，等到這個開會通知單核可後，會自動發E-mail通知開會的人。

也就是利用WebFlow的群組及權限管理功能，決定誰可有權利開會及決定流程的關卡，並與Exchange的預定會議室與發佈E-mail的功能相互利用，以讓公司的資源管理更為有效的運用。